学会这些邮件礼仪，做个职业化的管理者！

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你是否曾收到过这样的电子邮件？发件人叫“面朝大海春暖花开”，标题是：“你好！”你肯定会以为，这只是漏网的垃圾邮件，但还是打开看了一眼，发现居然是一家供应商的报价方案。但你找了半天，既没找到方案，也没找到报价啊？于是回信问对方。他说：哎呀！忘记添加附件了，不好意思，我再发一遍。
你会怎样看待这家供应商？如果是我，能不合作，就不要合作了。因为太不靠谱。
建议作为管理者的你，做一个测试：找到5名与客户打交道最多的员工，然后随机抽取每位员工10封跟客户来往的邮件，看一下标题，问候，分段，用词，署名，字体，颜色。估计你会一身冷汗，原来我们就是这么一步一步把客户逼走的！
2003年，我在广荣做主管。当时，我们跟客户主要的沟通方式就是邮件。我的经理非常吹毛求疵，邮件的标题怎么写，怎么问候语，第一句怎么开始，什么时候用阿拉伯数字1,2,3，什么时候用汉字一、二、三，如何署名，不但不能有错误，更要经得起推敲。被经理折磨了差不多一个月时间，最终才能直接给客户发邮件。
后来跟经理熟了，我问他：不就发个邮件嘛，有必要这么严格吗？他说，你想象一下，有很多人，这辈子你都不会当面见到，你给他印象的唯一方式就是邮件！
听了他的话，我醍醐灌顶。我想，这就是我们以前写信时常说的“见字如面”吧。在互联网时代，应该是见邮件如面。
那么，一封好的邮件，到底应该长什么样子呢？我们与人见面的基本礼仪，不是貌美如花，而是干干净净。一封好的邮件也一样。简洁、干净，是基础。然后才是你的风格。具体怎么做？
首先，正式的显示名称和总结性简洁的标题。邮件接收者最先看到的是两样东西：你的显示名称，和邮件标题。
所以，邮件礼仪的第一步，就是用真名。比如“宋小龙”，或“建设联结宋小龙”。个性化、诗意化，尤其是二次元的名字，比如“面朝大海”，“背着梦想去流浪”可以用在你的QQ签名上，千万不要用在商务邮件里。
接下来是标题。用不到20个字，总结这封邮件的核心内容。什么“您好”，“xx公司”，“方案报价”，这些都不是一个好标题。“请审阅：X公司关于Y项目的方案和报价”，才是一个好的标题。
第二，简单大方的格式。一封好的邮件，一定是简单大方的。格式要让位于内容。尽量少用不同的颜色、大小、字体、排版，更不要用背景图、甚至背景音乐。
真正的邮件高手，所有字都是一个颜色，一样大小，一种字体，并且只用三种排版方式：分段、缩进和加粗。
用分段来表示逻辑关系，用缩进来表示层次关系，用加粗来突出重点。
第三，逻辑清晰的正文。开头一定是称呼和问候。比如，你可以说“尊敬的张总，见信好”。
问候之后，邮件正文一定要分段，每段只讲一件事情。
邮件的标题，是全文的概括，每段的首句，是整段的概括。用小段，不要用大段；用短句，不要用长句；用简单的词，不要用复杂的词；能用50个字讲清楚的事，不用51个字。
结尾的部分，总结邮件内容，强调需要他跟进的事情：恳请您拨冗回复修改意见，非常感激。然后，“祝：商祺”；亲密一些的“祝：顺利”；再亲密一些的“祝：家人都好”。署名：“宋小龙，建设联结”。
第四，良好的回信习惯。
收到邮件尽快回复，这代表你的能力、效率、对他的重视程度。回信的专业方式，代表你的职业化程度。比如，善用抄送、密送；回复、全部回复这些功能。
起草邮件，要决定抄送哪些人。一个不多，一个不少，是功力。回复邮件呢？添加、删除、移动抄送者，更是功力。
默认，你应该“全部回复”，而不是仅仅“回复”发件人本人，因为他抄送这些人，就是希望他们持续关注你们的对话。
如果你觉得没必要这么多人关注，可以把一些人从抄送，移到密送，然后在正文中注明“为了不打扰大家，我把谁谁谁移到了密送”。这样，他们知道自己从下一封信开始，就会离开讨论。
如果邮件来来回回，甚至讨论的主题都发生变动，可以修改主题，或者重起一封新邮件，而不是文不对题的盖楼。
最后，在发送之前，再次检查标题、称呼、错别字、有没有忘了附件。
你是怎么看待邮件礼仪的呢？欢迎大家留言分享！
该话题由百家号作者洞见商业智慧「简介:人人都是CEO，像经营公司一样经营自己」
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